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不会管理时间，你就做不好管理
来源: 小书童
2022-04-07 18:25:19
为什么你明明很忙碌却拿不到结果？因为你的时间并没有用来做能直接产生工作效益的事。那么，你的时间都去哪里了？如何利用自己的时间？以下内容为Cherry老师在管理百年读书会第十期中，结合德鲁克《卓有成效的管理者》第二章进行的分享，经小书童整理，以飨读者。对每一个人来说，时间都是极其重要的资产。正如彼得·德鲁克的观点：时间是最特殊的一项资源，租不到、雇不到，也买不到，更不能以其它手段来获得。时间是无可替代的资源，一旦过去，再也不会回来。时间的供给是没有弹性的，不管时间的需求有多大，供给绝不可能增加。时间是如此的珍贵，但管理者的时间总是被各种事情占用，而这恰恰就是管理者的痛苦所在。比如每天开大量的会议，要花大量的时间与他人进行沟通。当下属工作出现纰漏时，管理者也不得不出马，最终四处奔走忙于救火，而无法做自己应该做的工作。到最后，管理者会气恼地发现自己的时间被各种琐事瓜分了，而缺少整段的时间专注于工作。即便管理者忙得不可开交，也不得不面对一个残酷的现实，总是忙而无效。看似花了非常多的时间，但最后没有产出实质性结果。更甚者，管理者会怀疑自己，觉得自己的工作能力不行。实际上拿不到结果，并非是你的工作能力欠缺，而是不会管理时间，你的时间被浪费了。因此想要高效工作，就必须管理好自己的时间。在我看来，管好你的时间就是管理好你的人生，时间管理决定了你的人生高度。德鲁克曾说：有效的管理者并不是一开始就着手工作，他们往往会从时间安排上入手，然后他们管理自己的时间，减少非生产性占用的时间。
这段话颇有指导意义，想要高效工作，我们应该提前规划自己的时间，但在规划自己的时间前，首要做的就是诊断自己的时间，从而知道自己的时间都用在了何处。事实上很多管理者并不知道自己的时间用到了哪里，德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中讲过如下案例：曾经我和一位总经理聊天，他说他有三分之一的时间用在了会见客户上，又用了三分之一的时间在管理公司，另外三分之一的时间参加各种会议。但有一天他真的拿出时间记录时，发现这三件事并没有花费掉多少时间。我们的记忆总是欺骗我们，让我们认为花了时间做了想做的事。
所以我们必须诊断时间，我们可以在每完成一项工作时，就立即加以记录。当你真的这么做了，你再回头看时，会惊讶地发现，你对时间的分配和你的想象有着巨大出入。因此，我们记录了时间之后，还需要定期拿出来检讨和反思，思考自己是否花时间做了一些无谓的小事情。然后将这些非重要事项的工作从表单上清理出去，这样你稀缺的时间就多了出来。我们的时间不够用，除了没有规划好时间以外，也有可能被以下4种情况蚕食：比如我要售卖实体产品，但由于对市场分析不够，造成了库存积压，最后不得不花时间处理库存。我们应该花大量的时间为未来做决策，而不是轰轰烈烈地处理过去的事情。德鲁克说：“如果你作为一个高级管理者，花10%的时间跟每一个人沟通，你的人数就多了。”“某工作2人在2天内可以完成，4人一起做，需几天完成？”这样的问题，对小学生来说答案应该是一天。但是在一个组织里，正确答案可能是四天，甚至永远无法完成。
公司运作，靠的是生生不息的文化和制度。但很多公司组织不健全，责权利不清晰，总是靠会议来弥补制度的缺陷。管理者甚至每天开十个会，严重占用了大家的时间。组织架构五要素：职能结构；职权结构（部门和部分之间，责权利的界限）；层次结构（管理层次的构成，管理者的半径）；部门结构（横向部门的协同）；业务流程。要明确各自的合理分工，规定跨部门的合作规则。如果没有明确分工，职能结构不清晰，势必影响合作，会在沟通上浪费大量的时间。如果没有完整的信息记录，销售拿到客户例子的时候，查不到跟别人是否有撞单，如果不对跟进私域的客户分类，会影响效率。因为不同客户成熟度的周期不一样，本来三次跟进可以签约，但跟进了三十次都没有签约，没有做跟进的记录，导致销售团队重复性工作，浪费了时间，效率低下。因此我们必须要设计出健全的组织制度，帮助我们省出很多时间。当我们减少消耗时间的行为，规划自己的时间后，将会留出很多“可自由运用的时间”，因此我们可将集中成大块连续性的时段做最重要的事情，避免碎片化的工作。我学过脑神经学科，碎片化的工作是最没有成果的，会让脑袋越来越笨。比如做季度性的工作汇报，关起门来写，五六个小时就写完了。如果你今天写五分钟，明天写五分钟，用了两个礼拜，最后的结果会糟糕，你每天都觉得欠债，给自己造成了特别大的心理压力。职场中，70%的人都有轻微的抑郁症或者暴躁症，主要是因为碎片化工作造成的。一个小时干完的工作拖到了两个礼拜，不仅没有将压力降低，还让你觉得自己的工作总是没有做完，因此要集中时间专注工作，一方面更高效，另一方面也能降低心理压力。
因此我们要把整块的时间花在最重要的事情上，比如人事决策、业务复盘、绩效面谈，月度业务复盘等。
张丽俊Cherry
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